Was eine Hausverwaltung kostet, ist gesetzlich nicht festgelegt: Die Vergütung wird frei vereinbart und meist als monatliche Pauschale je Wohneinheit berechnet, ergänzt um Sondervergütungen für Leistungen außerhalb des Grundpakets, etwa die Betreuung größerer Baumaßnahmen. Die Höhe hängt vor allem von der Größe des Objekts, der Art der Verwaltung und dem vereinbarten Leistungsumfang ab. Eine gute Verwaltung erkennen Sie weniger am Preis als an klaren Verträgen, nachvollziehbaren Abrechnungen und Erreichbarkeit.

Zwei verschiedene Verwaltungen

WEG-Verwaltung. Sie verwaltet das Gemeinschaftseigentum einer Eigentümergemeinschaft: Hausgeld, Rücklage, Eigentümerversammlung, Instandhaltung von Dach, Fassade und Treppenhaus. Ihre Aufgaben und Befugnisse regeln §§ 26 bis 27 WEG. Die Eigentümergemeinschaft bestellt sie per Beschluss.

Mietverwaltung (auch Sondereigentumsverwaltung). Sie kümmert sich im Auftrag eines einzelnen Eigentümers um die Vermietung seiner Wohnung oder seines Hauses: Mieteingänge, Betriebskostenabrechnung, Mieterkommunikation, kleinere Reparaturen. Sie ist rein vertraglich geregelt.

Wer eine vermietete Eigentumswohnung besitzt, hat oft beide: die WEG-Verwaltung der Gemeinschaft und eine Mietverwaltung für die eigene Wohnung. Das kann dieselbe Firma sein, muss aber nicht.

Wovon die Vergütung abhängt

  • Größe und Struktur. Kleine Gemeinschaften mit wenigen Einheiten sind pro Einheit oft teurer, weil der Grundaufwand gleich bleibt.
  • Zustand des Gebäudes. Ein Haus mit Sanierungsbedarf bedeutet mehr Beschlüsse, Angebote und Baustellenbetreuung.
  • Leistungsumfang. Grundleistungen und Sonderleistungen sollten im Vertrag sauber getrennt sein. Typische Sonderleistungen sind zusätzliche Versammlungen, Betreuung von Gerichtsverfahren oder die Begleitung großer Sanierungen.
  • Gewerbeeinheiten, Tiefgaragen, Heizungsanlagen. Alles, was eigene Abrechnung oder Wartung braucht, erhöht den Aufwand.

Lassen Sie sich mehrere Angebote mit identischem Leistungsverzeichnis geben. Nur so vergleichen Sie Preise und nicht unterschiedliche Pakete.

Woran Sie eine gute Verwaltung erkennen

Eine Hausverwaltung für Wohnimmobilien braucht eine Gewerbeerlaubnis nach § 34c GewO und eine Berufshaftpflichtversicherung; außerdem besteht eine Weiterbildungspflicht. Lassen Sie sich die Erlaubnis zeigen. Für WEG-Verwalter kommt die Zertifizierung nach § 26a WEG hinzu, die Eigentümer seit Dezember 2023 in der Regel verlangen können.

Darüber hinaus lohnt ein Blick auf diese Punkte:

  1. Wie erreichbar ist die Verwaltung? Gibt es feste Ansprechpartner und Notfallnummern?
  2. Wie sieht eine Musterabrechnung aus? Ist sie verständlich und vollständig?
  3. Werden Rücklagen auf getrennten Konten der Gemeinschaft geführt?
  4. Wie viele Objekte betreut ein Mitarbeiter? Eine sehr hohe Zahl spricht für wenig Zeit.
  5. Gibt es ein digitales Eigentümerportal mit Protokollen und Belegen?

Vorsicht bei auffällig günstigen Angeboten, die durch hohe Sondervergütungen später teurer werden.

Kosten tragen und umlegen

Vermieter dürfen Verwaltungskosten nicht auf Mieter umlegen (§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV). Bei vermieteten Objekten sind sie aber in der Regel als Werbungskosten absetzbar. Bei einer WEG sind die Verwalterkosten Teil des Hausgelds und werden nach dem vereinbarten Schlüssel auf die Eigentümer verteilt.

Der Verwaltervertrag im Detail

Lesen Sie vor der Unterschrift besonders die Regelungen zu Sondervergütungen, Laufzeit, Haftungsbegrenzung und zur Herausgabe von Unterlagen bei Vertragsende. Prüfen Sie, ob Verwalterentscheidungen bis zu einem bestimmten Betrag ohne Beschluss erlaubt sind, und ob dieser Rahmen zur Größe Ihres Hauses passt. In einer WEG wird der Vertrag von der Gemeinschaft geschlossen, nicht von einzelnen Eigentümern; Änderungswünsche gehören deshalb vor die Beschlussfassung.

Die Verwaltung wechseln

In der WEG. Die Eigentümer können den Verwalter seit der Reform 2020 jederzeit per Mehrheitsbeschluss abberufen, ohne wichtigen Grund (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate danach. Planen Sie den Wechsel gut: Neuer Verwalter, Übergabe der Unterlagen, Kontozugänge und laufende Aufträge müssen geklärt sein. Eine Bestellung darf übrigens höchstens fünf Jahre dauern, bei der ersten Bestellung nach Begründung der Gemeinschaft höchstens drei Jahre (§ 26 Abs. 2 WEG).

Bei der Mietverwaltung. Hier gilt, was im Vertrag steht. Achten Sie auf Kündigungsfristen und darauf, dass Kautionen, Mietverträge und Schriftverkehr vollständig herausgegeben werden.

Wenn ein Wechsel auf Widerstand stößt oder Beschlüsse strittig sind, kann ein Fachanwalt helfen, siehe Wann brauche ich einen Fachanwalt für Miet- und WEG-Recht?.